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Créez votre propre nomenclature achats
Chez Aptilis, notre expérience montre que sans nomenclature achats, il ne peut y avoir ni stratégie achats , ni maîtrise des risques.
1 - Des enjeux multiples
a/ Un enjeu juridique majeur
La nomenclature n’est pas qu’un outil de pilotage : elle est directement liée au respect du Code de la commande publique.
La computation des seuils s’apprécie par famille homogène d’achats. Une mauvaise structuration peut donc entraîner :
- une sous-évaluation des besoins
- un fractionnement irrégulier des marchés
- des procédures inadaptées
Ces situations exposent les acheteurs à des risques réels :
- contentieux
- annulation de marchés
- mise en cause de la responsabilité des décideurs
b/ Un enjeu de performance économique
Une nomenclature bien conçue permet :
- d’identifier les volumes par segment
- d’identifier les achats hors marché
- de mutualiser les besoins
- de structurer des stratégies d’achat ciblées
Elle est le préalable indispensable à toute démarche de :
- massification
- standardisation
- ou rationalisation des achats
c/ Un enjeu de pilotage et de gouvernance
La nomenclature joue également un rôle clé dans la gouvernance des achats.
Elle permet :
- d’aligner les acteurs autour d’une lecture commune des dépenses
- de clarifier les responsabilités par segment
- de structurer les plans d’actions achats
Elle devient ainsi un outil de dialogue entre :
- les directions opérationnelles
- la fonction achats
- la direction financière
d/ Un enjeu de transformation
Enfin, la nomenclature est souvent le point d’entrée d’une transformation plus globale de la fonction achats. Elle permet de passer :
- d’une logique administrative à une logique stratégique
- d’une approche réactive à une approche anticipative
2 - Les objectifs d’une nomenclature achats efficace
Une nomenclature pertinente ne se limite pas à classer les dépenses. Elle doit permettre de :
- Donner de la lisibilité à l’ensemble des achats
- Faciliter la prise de décision
- Sécuriser les pratiques
- Structurer la stratégie achats
- Alimenter une cartographie fiable
- Identifier des leviers de performance
3 - Façonner une nomenclature achats : une démarche structurée
La construction d’une nomenclature achats ne s’improvise pas. Elle nécessite une démarche rigoureuse et progressive.
a/ Partir de la donnée réelle
La première étape consiste à analyser les dépenses existantes :
- extractions comptables
- historiques de commandes
- données fournisseurs
b/ Construire des familles homogènes
Chaque famille d’achats doit répondre à une double logique :
- économique (nature des prestations ou fournitures)
- juridique (logique de mise en concurrence)
L’objectif est d’éviter les incohérences qui faussent la lecture et fragilisent la conformité.
c/ Trouver le bon niveau de granularité
C’est l’un des arbitrages les plus délicats. Une nomenclature trop détaillée devient :
- complexe
- peu lisible
- difficile à exploiter
La bonne pratique consiste à :
- structurer en 3 ou 4 niveaux maximum
- conserver une logique claire et progressive
d/ Intégrer les enjeux stratégiques
Une nomenclature performante ne se contente pas de décrire les dépenses. Elle doit refléter les priorités de l’organisation :
- enjeux financiers
- risques fournisseurs
- objectifs RSE
- criticité des achats
Elle devient alors un véritable outil de pilotage stratégique.
e/ Assurer la cohérence avec le cadre réglementaire
La nomenclature doit permettre :
- une computation fiable des seuils
- une cohérence dans les procédures
- une traçabilité des choix
f/ Co-construire avec les acteurs internes
L’adhésion des utilisateurs est un facteur clé de succès. Il est essentiel d’associer :
- les prescripteurs
- les acheteurs
- les juristes
- les financiers
Cette démarche collaborative permet :
- d’améliorer la pertinence de la nomenclature
- de faciliter son appropriation
g/ Outiller, déployer et faire vivre la nomenclature
Une nomenclature n’a de valeur que si elle est utilisée.
Elle doit être :
- intégrée dans les outils (SI achats, ERP, etc.)
- accompagnée par des règles d’utilisation
- régulièrement mise à jour
h/ Les écueils à éviter
Certaines erreurs sont récurrentes :
- construire une nomenclature uniquement à partir du plan comptable
- copier un modèle sans adaptation
- négliger les enjeux juridiques
- complexifier inutilement la structure
- ne pas accompagner le changement
4 - L’expertise Aptilis : structurer pour mieux performer
Chez Aptilis, nous considérons la nomenclature comme un levier de performance achats :
- construire des nomenclatures adaptées aux réalités métiers
- sécuriser les pratiques au regard du Code de la commande publique
- fiabiliser la cartographie des dépenses
- identifier des gisements d’économies
- professionnaliser durablement la fonction achats