Comment mettre en place un plan d’économies achats ?

Un plan d'action en 5 étapes

Les économies achats sont aujourd’hui un levier stratégique pour faire face à la pression budgétaire et améliorer la performance des organisations. Mettre en place un plan d’économies achats structuré permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’optimiser durablement les dépenses.

1️ - Analyser la situation actuelle

La première étape d’un plan d’économies achats consiste à établir un diagnostic précis des dépenses. Il est essentiel d’identifier où, comment et qui dépense ?

Actions clés à mener :

Cartographier les dépenses achats : classer les achats par catégorie (services, fournitures, équipements, prestations).
Identifier les principaux postes de dépense : déterminer les segments où les économies potentielles sont les plus significatives.
Analyser les contrats et marchés en cours : évaluer les conditions actuelles, réaliser un benchmark, vos marges de manœuvre et les échéances de renouvellement.
Détecter les opportunités de rationalisation : repérer les achats récurrents ou peu optimisés.

Outils utiles :

Tableaux de bord analytiques pour visualiser les dépenses.
Benchmarking pour comparer les coûts avec d’autres organisations similaires.
Audit interne des processus achats et des conditions contractuelles.

2️ - Définir des objectifs et des priorités clairs

Une fois le diagnostic posé, il faut fixer des objectifs clairs ?

Définir un objectif global d’économies (exemple : 5 % du budget achats annuel).
Identifier les postes d’économies prioritaires en fonction de leur poids dans les dépenses.
Associer des indicateurs de suivi (KPI) pour mesurer les résultats en temps réel.

Exemple d’indicateurs :
✅ Gains réalisés par catégorie d’achat.
✅ Nombre de contrats renégociés.
✅ Part des achats mutualisés ou rationalisés.

3️ - Mobiliser les directions et services métiers

Un plan d’économies achats ne peut pas être uniquement porté par les acheteurs : il doit mobiliser l’ensemble des services internes.

Pourquoi et comment les impliquer ?

Sensibiliser les prescripteurs (directions métiers) à l’importance de l’optimisation des achats.
Créer une culture du « coût total » plutôt qu’une simple approche basée sur le prix le plus bas.
Former les équipes aux bonnes pratiques d’achat (rationalisation des besoins, anticipation des marchés publics).
Encourager l’innovation en intégrant des solutions alternatives (économie circulaire, groupement d’achats, achats responsables).

Cas concret :
Dans une collectivité locale, la simple harmonisation des spécifications techniques a permis d’éviter des achats superflus et de réduire les coûts de 12 % sur certaines familles de produits.

4️ - Actionner les bons leviers d’économies

Un plan d’économies achats repose sur plusieurs stratégies complémentaires. Voici les principaux leviers à activer :

Négociation et renégociation des contrats

Revoir les conditions tarifaires et les volumes d’achats.
Ajuster les clauses contractuelles pour plus de flexibilité.
Renégocier avec les fournisseurs stratégiques pour obtenir des gains financiers.

Optimisation des processus achats

Automatiser certaines tâches pour réduire le temps passé sur l’administratif.
Simplifier et standardiser les procédures de validation.
Mieux planifier les achats pour éviter les achats d’urgence (souvent plus coûteux).

Mutualisation et massification des achats

Regrouper les commandes entre services ou avec d’autres entités pour bénéficier de meilleures conditions.
Exploiter le levier des centrales d’achat ou des groupements d’achats publics.

Gestion des fournisseurs et sourcing stratégique

Rationaliser le panel fournisseurs en favorisant ceux qui apportent une réelle valeur ajoutée.
Évaluer régulièrement les fournisseurs pour s’assurer de leur performance.
Challenger les fournisseurs historiques en explorant de nouvelles alternatives sur le marché.

Achats responsables et durables

Intégrer des critères environnementaux et sociaux dans les appels d’offres.
Optimiser la gestion des ressources pour éviter le gaspillage.
Favoriser les solutions locales et les circuits courts quand cela est possible.

5️ - Piloter, suivre et ajuster

Un plan d’économies achats ne doit pas être figé : il doit être suivi de près et ajusté en fonction des résultats obtenus.

Comment assurer un suivi efficace ?

Mettre en place des tableaux de bord avec des indicateurs clés.
Organiser des revues régulières avec les parties prenantes.
Ajuster la stratégie en fonction des évolutions du marché et des retours des utilisateurs.
Communiquer sur les résultats pour maintenir l’engagement des équipes.

Bonnes pratiques :

Faire des bilans trimestriels pour mesurer les progrès et ajuster les actions.
Valoriser les réussites et les économies réalisées auprès des équipes internes.

Un plan d’économies achats bien structuré ne se limite pas à une réduction des coûts immédiate : il permet de pérenniser la performance achats tout en garantissant la qualité et la conformité.

Chez Aptilis, nous accompagnons les organisations publiques et privées dans la mise en place de stratégies d’optimisation des achats, en intégrant innovation, digitalisation et bonnes pratiques achats responsables. N’hésitez pas à tester notre solution AptiMap pour piloter vos plans d’action achats.

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