Comment mettre en place un plan d’économies achats ?

1️ – Analyser la situation actuelle

La première étape d’un plan d’économies achats consiste à établir un diagnostic précis des dépenses. Il est essentiel d’identifier où, comment et qui dépense ?

🔍 Actions clés à mener :

• Cartographier les dépenses achats : classer les achats par catégorie (services, fournitures, équipements, prestations).
• Identifier les principaux postes de dépense : déterminer les segments où les économies potentielles sont les plus significatives.
• Analyser les contrats et marchés en cours : évaluer les conditions actuelles, réaliser un benchmark, vos marges de manœuvre et les échéances de renouvellement.
• Détecter les opportunités de rationalisation : repérer les achats récurrents ou peu optimisés.

📊 Outils utiles :

• Tableaux de bord analytiques pour visualiser les dépenses.
• Benchmarking pour comparer les coûts avec d’autres organisations similaires.
• Audit interne des processus achats et des conditions contractuelles.

2️ – Définir des objectifs et des priorités clairs

Une fois le diagnostic posé, il faut fixer des objectifs mesurables et prioriser les actions selon leur impact et leur faisabilité.

🎯 Comment bien structurer ces objectifs ?

• Définir un objectif global d’économies (exemple : 5 % du budget achats annuel).
• Identifier les postes d’économies prioritaires en fonction de leur poids dans les dépenses.
• Associer des indicateurs de suivi (KPI) pour mesurer les résultats en temps réel.

Exemple d’indicateurs :
✅ Gains réalisés par catégorie d’achat.
✅ Nombre de contrats renégociés.
✅ Part des achats mutualisés ou rationalisés.

3️ – Mobiliser les directions et services métiers

Un plan d’économies achats ne peut pas être uniquement porté par les acheteurs : il doit mobiliser l’ensemble des services internes.

🤝 Pourquoi et comment les impliquer ?

• Sensibiliser les prescripteurs (directions métiers) à l’importance de l’optimisation des achats.
• Créer une culture du « coût total » plutôt qu’une simple approche basée sur le prix le plus bas.
• Former les équipes aux bonnes pratiques d’achat (rationalisation des besoins, anticipation des marchés publics).
• Encourager l’innovation en intégrant des solutions alternatives (économie circulaire, groupement d’achats, achats responsables).

💡 Cas concret :
Dans une collectivité locale, la simple harmonisation des spécifications techniques a permis d’éviter des achats superflus et de réduire les coûts de 12 % sur certaines familles de produits.

 4️ – Actionner les bons leviers d’économies

Un plan d’économies achats repose sur plusieurs stratégies complémentaires. Voici les principaux leviers à activer :

Négociation et renégociation des contrats

• Revoir les conditions tarifaires et les volumes d’achats.
• Ajuster les clauses contractuelles pour plus de flexibilité.
• Renégocier avec les fournisseurs stratégiques pour obtenir des gains financiers.

Optimisation des processus achats

• Automatiser certaines tâches pour réduire le temps passé sur l’administratif.
• Simplifier et standardiser les procédures de validation.
• Mieux planifier les achats pour éviter les achats d’urgence (souvent plus coûteux).

Mutualisation et massification des achats

• Regrouper les commandes entre services ou avec d’autres entités pour bénéficier de meilleures conditions.
• Exploiter le levier des centrales d’achat ou des groupements d’achats publics.

Gestion des fournisseurs et sourcing stratégique

• Rationaliser le panel fournisseurs en favorisant ceux qui apportent une réelle valeur ajoutée.
• Évaluer régulièrement les fournisseurs pour s’assurer de leur performance.
• Challenger les fournisseurs historiques en explorant de nouvelles alternatives sur le marché.

Achats responsables et durables

• Intégrer des critères environnementaux et sociaux dans les appels d’offres.
• Optimiser la gestion des ressources pour éviter le gaspillage.
• Favoriser les solutions locales et les circuits courts quand cela est possible.

5️ – Piloter, suivre et ajuster

Un plan d’économies achats ne doit pas être figé : il doit être suivi de près et ajusté en fonction des résultats obtenus.

📈 Comment assurer un suivi efficace ?

• Mettre en place des tableaux de bord avec des indicateurs clés.
• Organiser des revues régulières avec les parties prenantes.
• Ajuster la stratégie en fonction des évolutions du marché et des retours des utilisateurs.
• Communiquer sur les résultats pour maintenir l’engagement des équipes.

💡 Bonnes pratiques :

• Faire des bilans trimestriels pour mesurer les progrès et ajuster les actions.
• Valoriser les réussites et les économies réalisées auprès des équipes internes.

Conclusion : vers une approche durable des économies achats

Un plan d’économies achats bien structuré ne se limite pas à une réduction des coûts immédiate : il permet de pérenniser la performance achats tout en garantissant la qualité et la conformité.

✅ Une approche structurée, collaborative et axée sur le coût total permet de générer des économies durables sans compromettre la qualité des services.

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