Comment réaliser une cartographie achats ?

Pourquoi cartographier ses achats ?

Bien que difficile et longue, la cartographie des achats est une étape indispensable à la mise en place d’une stratégie achats. Elle permet d’identifier les dépenses par famille d’achat où des leviers d’optimisation existent et peuvent être mis en œuvre.

La cartographie achats concerne aussi bien les enjeux économiques qu’environnementaux et sociaux.

Malheureusement, établir une cartographie est souvent synonyme de mission impossible car les données à la disposition des acheteurs sont souvent incomplètes ou partielles.

Pour que la cartographie soit pertinente, il convient de collecter et d’analyser les données sur 3 exercices.

Quelles sont les informations disponibles ?

Il est recommandé d’impliquer la direction financière et la direction des systèmes d’information pour lister les données disponibles et de s’assurer de leur fiabilité.

Ensuite, il faut extraire les données financières du système comptable. Cette étape est la plus critique car les données extraites ne sont pas homogènes et ne sont pas toujours classées par famille d’achats. Il est nécessaire de retraiter ces extractions financières, d’autant que les erreurs de saisies sont parfois fréquentes dans les systèmes d’information.

Pour être efficace, une cartographie doit être détaillée pour identifier :

• La nature du service ou du bien acheté,
• La nature des actions qui relèvent des enjeux environnementaux et sociaux
• Le service ou site émetteur de la commande
• Le nom du fournisseur
• La référence du marché ou de la commande
• Le montant et la date de la commande
• Le libellé éventuellement de la commande
• La référence et le montant de la facture

Bien évidemment cette liste n’est pas exhaustive.

Comment procéder ?

Le retraitement des informations financières et comptables en données achats est un travail fastidieux qui exige du temps et les organisations manquent parfois de ressources pour mener à bien cet exercice. En général, il faut compter trois à six semaines pour retraiter et reformater toutes ces données.

Les données consolidées vont permettre de structurer et de dimensionner l’organisation achats mais également d’acheter de manière plus efficiente… ce qui est bien l’objectif prioritaire d’un service achats.

Quelles sont les prochaines étapes ?

L’analyse va mettre en évidence des comportements en matière d’achat et amener à proposer des pistes d’optimisation.

Ainsi, le Top 10 des fournisseurs par famille d’achat et par service utilisateur doit permettre d’identifier les fournisseurs qui devront faire l’objet de revues de contrat. Il ne s’agit pas de mettre en place des revues de contrat sur tous les titulaires de marché mais uniquement sur ceux qui représentent de réels enjeux économiques.

Cette analyse doit s’accompagner d’un plan d’action : qui doit mener l’action et à quelle échéance.

Il faut prévoir une mise à jour annuelle de cette cartographie afin de mesurer l’impact des décisions prises.

Au regard de ce travail fastidieux, il peut s’avérer utile de s’appuyer sur une solution logicielle telle qu’AptiMap pour automatiser sa cartographie achats. Dans ces conditions, l’acheteur pour consulter en temps réel l’évolution de ses dépenses ce qui lui sera utile lors des revus de contrat avec ses fournisseurs.