Comment réaliser une cartographie achats ?

Cartographier ses achats : pourquoi se lancer (et comment éviter d’y passer des mois) ?

Soyons francs : faire une cartographie des achats, c’est souvent vu comme un chantier énorme, chronophage et, soyons honnêtes… un peu casse-tête. Pourtant, c’est un outil stratégique essentiel pour piloter ses dépenses, identifier des leviers d’optimisation et structurer une politique achats efficace.

Alors, comment cartographier ses achats sans perdre la tête ? Suivez le guide. ⬇️

🔎 Pourquoi cartographier ses achats ?

Parce que vous ne pouvez pas optimiser ce que vous ne voyez pas. Une bonne cartographie permet de :

• Comprendre où part l’argent et sur quelles familles d’achats il y a des opportunités d’économies.
• Identifier les fournisseurs stratégiques et ceux qui méritent une renégociation.
• Intégrer des critères RSE en analysant l’impact environnemental et social des achats.
• Anticiper les risques (dépendance fournisseur, non-conformité, surcoûts cachés).
• Éviter les doublons et les inefficacités, parce que 10 services qui commandent la même chose à 10 fournisseurs différents, ça coûte cher.

Le problème ? Les données ne sont pas toujours fiables, homogènes ou complètes. Entre les erreurs de saisie, les fichiers Excel éclatés et les libellés abscons, on comprend pourquoi certains abandonnent avant même d’avoir commencé.

📂 Quelles données collecter (et comment éviter de perdre du temps) ?

💡 Bonne nouvelle : pas besoin de tout récupérer d’un coup. Pour être efficace, concentrez-vous sur 3 années d’achats et travaillez avec les bonnes parties prenantes :

🔹 Qui impliquer ?
✅ La direction financière : elle détient les données comptables et budgétaires.
✅ La DSI : pour extraire les informations des systèmes internes.
✅ Les équipes achats et opérationnelles : pour donner du sens aux chiffres.

🔹 Quels éléments récupérer ?

• Nature du bien ou service acheté
• Catégorie RSE (environnemental, social…)
• Service ou site émetteur de la commande
• Nom du fournisseur et référence du contrat
• Montant, date et libellé de la commande
• Référence et montant de la facture

💡 Astuce : les libellés de commande sont souvent… disons, approximatifs. Un retraitement manuel est souvent nécessaire pour reclasser correctement les dépenses. Et oui, ça prend du temps (souvent 3 à 6 semaines), mais c’est une base indispensable pour structurer l’organisation achats.

📌 Comment structurer et exploiter la cartographie ?

Une fois les données consolidées, on peut passer aux choses sérieuses et tirer des analyses stratégiques.

🎯 Quelques insights utiles :

• Le Top 10 des fournisseurs par famille d’achat : pour repérer les fournisseurs stratégiques et voir où il y a des marges de négociation.

• Les achats hors contrat : parce que oui, il y en a toujours. Et souvent, ils coûtent plus cher.

• Les comportements d’achat par service : pour identifier qui achète quoi, comment et pourquoi (et si c’est optimisable).

• Les tendances d’évolution des dépenses : histoire de ne pas attendre la clôture budgétaire pour se rendre compte d’un dérapage.

💡 Et après ? Un plan d’action s’impose :

• Identifier les actions à mener (renégociation, consolidation des volumes, sourcing alternatif…).
• Attribuer les responsabilités (qui fait quoi, et pour quand ?).
• Mettre en place un suivi annuel pour mesurer l’impact des décisions prises.

🛠 Automatiser la cartographie pour gagner en efficacité

Soyons réalistes : si vous devez refaire ce travail manuellement chaque année, vous allez vite abandonner. Heureusement, il existe des solutions comme AptiMap, qui permettent d’automatiser la collecte et l’analyse des dépenses.

🎯 Avantages d’un outil dédié :
✅ Données mises à jour en temps réel pour un suivi dynamique.
✅ Visualisation claire et interactive des dépenses par famille, fournisseur, service…
✅ Gain de temps considérable sur l’analyse et la préparation des revues de contrat.

Grâce à cet outil, l’acheteur peut enfin piloter ses dépenses en continu, sans attendre le prochain audit ou bilan annuel. Et ça, c’est un vrai changement de paradigme.

📢 Conclusion : un travail indispensable, mais à optimiser !

Oui, cartographier ses achats est un chantier fastidieux, mais c’est aussi le socle d’une gestion efficace et stratégique des dépenses. En adoptant une approche méthodique et en s’appuyant sur les bons outils, vous gagnerez en visibilité, en performance et en impact sur vos négociations.

Alors, prêt à structurer votre cartographie achats ? 🚀

📞 Besoin d’aide ? Contactez-nous et découvrez comment nous pouvons vous accompagner.