Pourquoi réaliser un audit à 360° de la politique achats ?

Les services achats jouent un rôle central dans la performance et la stratégie des organisations, qu’elles soient publiques ou privées. Pourtant, des processus inefficaces, des risques juridiques non maîtrisés ou une absence de vision stratégique peuvent nuire à leur efficacité.

Un audit 360° des achats est une démarche globale qui vous permet de diagnostiquer vos pratiques, d’identifier les risques et d’évaluer vos partenaires internes et externes pour transformer vos achats en un levier de performance durable.

Qu’est-ce qu’un audit 360° des achats ?

Un audit 360° des achats est une évaluation approfondie de votre organisation achats. Il repose sur une approche multidimensionnelle qui inclut :

• Diagnostic des processus internes : Analyse des procédures, des outils et des pratiques d’achats.
• Analyse des risques juridiques et opérationnels : Identification des vulnérabilités et des non-conformités au Code de la commande publique.
• Évaluation des partenaires internes : Recueil des retours des équipes internes et des responsables pour identifier les points de friction.
• Évaluation des partenaires externes : Analyse de la relation avec vos fournisseurs et prestataires pour améliorer la collaboration.

L’objectif est d’avoir une vue complète des forces, des faiblesses et des opportunités d’amélioration de votre fonction achats.

1 . Diagnostic des processus internes

Le diagnostic interne permet de passer en revue l’ensemble des pratiques et des procédures d’achats :

• Analyse des procédures d’achat : identification des étapes chronophages ou redondantes.
• Évaluation des outils : pertinence des logiciels et plateformes utilisés pour la gestion des achats.
• Cartographie des flux d’information : détection des éventuelles ruptures de communication entre services.

Exemple concret :

Lors d’un audit pour une collectivité, nous avons identifié des délais excessifs dus à une validation en plusieurs étapes. La simplification du processus a permis une réduction de 30 % du temps de traitement.

2 . Analyse des risques juridiques et opérationnels

Une organisation achats doit maîtriser deux types de risques essentiels :

Risques juridiques :

• Non-conformité au Code de la commande publique.
• Ruptures d’égalité entre les candidats.
• Risque de contentieux avec les fournisseurs.

➡ Solution : Vérification de la conformité des cahiers des charges, des avis d’appels d’offres et des critères de sélection.

Risques opérationnels :

• Retards dans l’attribution des marchés.
• Erreurs de procédure causant des surcoûts.
• Manque de suivi des contrats entraînant des pertes financières.

➡ Solution : Audit des étapes critiques du processus pour identifier les dysfonctionnements et proposer des solutions concrètes.

3 . Évaluation des partenaires internes

L’audit 360° inclut une écoute active des équipes internes qui interagissent avec le service achats. Cette phase permet de :

• Recueillir les besoins et les attentes des services prescripteurs.
• Identifier les points de friction entre les acheteurs et les autres départements (finance, juridique, technique).
• Évaluer l’adéquation entre les procédures d’achats et les besoins terrain.

Méthodes utilisées :

• Entretiens individuels avec les équipes opérationnelles.
• Questionnaires anonymes pour encourager des retours honnêtes.

Exemple concret :

Dans une organisation hospitalière, les services médicaux ont exprimé des frustrations concernant les délais d’approvisionnement. L’audit a permis de rationaliser les étapes de validation et de mieux planifier les achats récurrents.

4 . Évaluation des partenaires externes

Vos fournisseurs et prestataires jouent un rôle clé dans le succès de vos achats. L’évaluation des partenaires externes permet de :

• Améliorer la relation fournisseurs : identifier les points de blocage dans la communication et la collaboration.
• Évaluer la performance des prestataires : respect des délais, qualité des livrables, conformité aux clauses contractuelles.
• Identifier les risques liés aux fournisseurs : dépendance excessive, défaillance financière, non-respect des critères RSE.

➡Solution :

Entretiens avec les fournisseurs clés pour comprendre leurs contraintes et leurs attentes.
Analyse des retours d’expérience sur les précédents marchés.

Exemple concret :

Lors d’un audit pour une collectivité locale, plusieurs fournisseurs ont signalé un manque de clarté dans les cahiers des charges. La révision de ces documents a permis d’améliorer la qualité des offres reçues.

Les bénéfices concrets d’un audit 360° des achats

✅ Optimisation des délais et des coûts grâce à des processus simplifiés et efficaces.
✅ Réduction des risques juridiques par une meilleure conformité au Code de la commande publique.
✅ Amélioration de la relation fournisseurs pour des collaborations plus efficaces et transparentes.
✅ Alignement stratégique avec vos objectifs de performance et de développement durable (RSE).
✅ Engagement des équipes internes grâce à une écoute active et des solutions adaptées.
Notre méthodologie chez Aptilis

Chez Aptilis, nous suivons une approche rigoureuse pour réaliser vos audits 360° :

• Phase de cadrage : Définition des objectifs, des parties prenantes et du périmètre de l’audit.
• Collecte d’informations : Entretiens, questionnaires et analyse documentaire.
• Diagnostic et analyse : Identification des dysfonctionnements, des risques et des opportunités.
• Recommandations concrètes : Plan d’action personnalisé pour une organisation achats plus performante.
• Accompagnement à la mise en œuvre : Assistance pour déployer les solutions recommandées.